Có một người em đồng nghiệp vừa hỏi mình: khi em làm chung với các bạn Châu Âu, em thấy họ thường debate rất tốt, và thường chiếm ưu thế trong các cuộc thảo luận. Vậy làm sao để mình làm được như vậy? Có những kĩ năng nào mình còn thiếu sót để giúp mình debate tốt hơn (ngoài tư duy phản biện, khả năng ngôn ngữ) hay không?
Hôm đó mình có giải thích cho em, nhưng chưa đủ ý. Nay mình có ít thời gian, nên mình viết lại những phân tích và nhận định của mình. Hy vọng nó cũng có ích cho những bạn quan tâm.
Thật ra mình thích dùng chữ đàm phán (negotiate) hơn là debate (tranh luận). Trong đàm phán, mình hướng đến đối thoại, tìm ra giải pháp. Tranh luận nó sẽ mang tính thắng thua nhiều hơn. Phần lớn việc mình tham gia vào các buổi thảo luận, chủ yếu là để hướng tới một mục tiêu chung, thỏa hiệp chung.
Mình nói trước là mình không phải là một chuyên gia về đàm phán gì cả. Mình chỉ đúc kết ra những gì mình học được, và ứng dụng đàm phán trong công việc và cuộc sống của bản thân thôi.
Vậy làm sao để "đàm phán" tốt trong công việc?
Đàm phán hay thảo luận vấn đề nó đòi hỏi mình:
- Có sự phân tích kĩ lưỡng, sắc sảo những thông tin mình có.
- Mình phải hiểu rõ vị thế của mình (mình mạnh gì, yếu gì, ngữ cảnh mình trao đổi mình sẽ đóng góp với vai trò gì ...)
- Mình phải hiểu rõ vị thế - vai trò của đối tác đang trao đổi với mình (họ cần gì, muốn gì, thế mạnh của họ, điểm nào họ cần hỗ trợ ...)
- Có sự chuẩn bị về mặt lập luận, quan điểm, thỏa thuận.
- Có sự hình dung nhanh nhạy về những kịch bản có thể xảy ra và chuẩn bị trước cho nó.
- Có khả năng trình bày, sử dụng ngôn ngữ tốt để diễn đạt vấn đề mình muốn trao đổi.
- Có khả năng ứng phó tình huống tốt.
Thật ra phần lớn 80% những cuộc trao đổi của mình với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng đều phần lớn là trong mối quan hệ hợp tác. Ở những cuộc trao đổi như vậy, nó không phải nặng nề yếu tố "đàm phán" về lợi ích hay giải quyết mâu thuẫn, mà chủ yếu là làm sao kết hợp, đóng góp để giải pháp được thực hiện suôn sẻ. Tuy nhiên, cũng không vì vậy mà mình chuẩn bị sơ sài. Dù cho đó là một buổi trao đổi về giải pháp, thì cũng phải chuẩn bị kĩ những đề mục mình sẽ phải nói, những câu hỏi nào có thể phát sinh. Việc chuẩn bị như vậy cũng làm cho buổi trao đổi hiệu quả hơn.
Đàm phán trong những tình huống để deal lấy hợp đồng thì sẽ khó hơn. Căng thẳng hơn nữa là khi mình tham gia ở vị thế đối lập nhau về lợi ích. Lúc đó, kĩ năng thỏa thuận, thậm chí là một số "thủ thuật chính trị" cũng được áp dụng. Mình không thích tham gia vào các tình huống như vậy, và thường là nếu tham gia mình cũng chỉ đóng vai trò hỗ trợ về mặt giải pháp hơn là vai trò đàm phán chính.
Dù cho là tình huống nào, nếu đi sâu vào phân tích kĩ lưỡng hơn từ những điểm chuẩn bị ở trên, mình sẽ nhìn thấy dễ dàng hơn những kĩ năng nên có:
Có sự phân tích kĩ lưỡng, sắc sảo: mình cần phải có tư duy logic chặt chẽ, óc phân tích sắc bén và tư duy phản biện. Quá trình này đòi hỏi mình phải nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau, đưa ra lập luận rõ ràng. Trước mỗi cuộc trao đổi phải có sự chuẩn bị và hình dung trước những gì có thể xảy ra và chuẩn bị tốt nhất có thể. Tốt nhất là mình viết xuống, và ghi rõ ra các kịch bản. Có như vậy, mình mới tự tin để trao đổi tốt được.
Hiểu mình, hiểu người: để làm được điều này, mình cần phải có óc quan sát, nhạy bén, hiểu được tư duy, góc nhìn của người khác. Nên thường xuyên đặt mình vào vị trí của đối phương: nếu mình là họ, mình sẽ làm gì?
Trình bày rành mạch, dễ hiểu: việc mình đọc nhiều, tập trình bày nhiều sẽ giúp mình trong quá trình này. Khi nói đến một vấn đề hoặc cần thể hiện quan điểm, mình tự ánh xạ vô để biết mình nên nói gì, trình bày theo lớp lang như thế nào. Làm sao nói có tính hợp lý, thuyết phục.
Khả năng ứng phó tình huống: điểm này sẽ cần bạn trải nghiệm, và quan sát nhiều. Tuy nhiên, trong quá trình trao đổi, việc hiểu được đối tác, theo dõi cảm xúc, sắc mặt, giọng nói (một phần của trí thông minh cảm xúc), mình sẽ biết mình nên làm gì tiếp theo. Ngoài ra, cũng có một số thủ thuật để mình đối phó khi mình bị dồn vào khó khăn. Mấy điểm này là thủ thuật (không phải là điểm nhấn chính), nên mình sẽ trình bày cuối cùng.
Một số phong cách "đàm phán" mà mình học được từ quan sát
Phong cách dựa trên logic lập luận: mình có một người anh đồng nghiệp rất giỏi theo phong cách này. Trong mọi cuộc thảo luận, anh quan sát và phán đoán tình huống rất nhanh, và tập trung vào những luận điểm phản biện rất sâu sắc. Gần như khi mình nghĩ đến bước thứ nhất, thì ảnh đã đi trước 2 bước rồi. Khi luận điểm của mình chắc, thì việc khiến cho mọi người đồng thuận sẽ cao hơn.
Phong cách dựa trên thuyết phục và tranh thủ quan hệ để đạt được đồng thuận: Hồi hơn chục năm trước, mình có một người anh hay sử dụng phong cách này. Thật ra khi bước vào một cuộc họp quan trọng, thì gần như ảnh đã thuyết phục được phần lớn những người có vai trò ra quyết định đi theo hướng ảnh muốn rồi. Có người nói cách này mang hơi hướng chính trị. Tuy nhiên, khi càng lên các vị trí cao, việc sử dụng quan hệ (một cách phù hợp và không có mục đích xấu) để phát huy sức mạnh trong đàm phán là hợp lý.
Phong cách dựa trên lập luận khoa học, sự thật khách quan: đây là một phong cách mình khá thích, và mình học được từ một người anh đồng nghiệp mà sau này mình có cơ duyên làm chung. Đơn giản là vì nó hợp với dân kĩ thuật như mình. Mọi luận điểm của anh đều dựa trên phương pháp đã được chứng minh, có số liệu, dẫn chứng cụ thể. Khi mình dẫn dắt được cuộc trao đổi dựa trên các yếu tố này, nó sẽ làm tăng tính thuyết phục hơn rất nhiều.
Mình nên tập luyện gì để đàm phán và trao đổi tốt
- Quan sát, học hỏi xem những người có kinh nghiệm họ làm như thế nào, hành xử thế nào, ứng phó tình huống ra sao. Đúc rút lại thành kinh nghiệm của mình.
- Đọc nhiều sách để tăng cường vốn ngôn ngữ, trau dồi cách diễn đạt. Luyện tập nói chuyện, thuyết trình, trình bày vấn đề.
- Học những thứ liên quan đến tâm lý, con người, quan sát và vận dụng nó vào cuộc sống để tạo sức ảnh hưởng, hiểu về mọi người rõ hơn, tăng cường trí thông minh cảm xúc. Bản thân của những kiến thức này cũng đã đem lại khá nhiều lợi ích cho mình. Một quyển sách mình hay đề xuất đọc là: Đắc Nhân Tâm.
- Rèn luyện tư duy logic, suy nghĩ chiến lược và phán đoán. Chơi cờ cũng là một thể loại giải trí hay để luyện tập.
- Học lại một chút về logic lập luận. Thật ra logic áp dụng trong trao đổi thảo luận thường là logic mệnh đề. Mình chỉ cần nắm những điểm căn bản về logic mệnh đề, suy luận, diễn dịch ... Một ví dụ ứng dụng logic: nếu A thì B, vậy nếu B không xảy ra thì A không nên xảy ra (hoặc tiền đề đầu "Nếu A thì B" là chưa đầy đủ, và còn có thể có tác nhân C cũng tạo ra B).
Một số thủ thuật
Tip 1: Trình bày, đặt câu hỏi tập trung vào những điểm mà ai cũng thừa nhận trước rồi mới đến điểm mình cần thuyết phục
Người ta có xu hướng nói YES ở lần thứ N, sau khi đạt được sự đồng thuận dễ dàng ở những lần trước đó. Bởi vậy, trong một cuộc trao đổi, đừng nên đưa ra chủ đề tranh cãi ngay từ đầu. Hãy bắt đầu từ những điểm ai cũng thừa nhận để làm cho không khí cuộc trao đổi thoải mái, và tạo điều kiện thuận lợi hơn để đàm phán điểm chính.
Tip 2: Đá quả banh về phía đối phương Đây là cách khi bị dồn vào thế bí. Thường được áp dụng nếu đối phương hỏi mình một câu hỏi mà mình không có câu trả lời ngay lập tức. Lúc đó, hãy đặt câu hỏi lại họ: "nếu bạn là mình, bạn sẽ làm gì trong tình huống này?". Cách xử lý này giúp mình có thêm thời gian + có thể quan sát và đúc kết được thêm thông tin từ đối phương để chuẩn bị cho câu trả lời cần thiết.
Tip 3: sếp ảo Được áp dụng khi mình cần thêm thời gian ra quyết định. Vd: khách hàng ép mình vào tình huống phải ra quyết định ngay, mình có thể nói: mình cần xin ý kiến từ "sếp", hoặc cần thảo luận thêm với team. Mình sẽ trả lời sau ... thời gian.
Tip 4: tôn trọng sự thật, rõ ràng, minh bạch Không nên cố tình lấp liếm, hay tạo ra thông tin không đúng sự thật. Bản chất của sự thật là sức mạnh. Khi mình tôn trọng sự thật chính là mình thuận theo sức mạnh vốn có của nó.
Tip 5: không dồn đối phương vào đường cùng Nguyên tắc của việc trao đổi, đàm phán là để đôi bên cùng đạt được thỏa thuận, hoặc giải quyết vấn đề. Cho nên mình không công kích cá nhân, không triệt tiêu đường lui của người khác. Bởi vì đơn giản là có thể trong cuộc đàm phán này chúng ta có mâu thuẫn lợi ích, nhưng trong tương lai cũng có thể là đối tác chiến lược.
Nói chung, thủ thuật thì nhiều lắm. Mình chỉ ghi lại những điểm mình thấy khá tâm đắc thôi.
Kĩ năng trao đổi, đàm phán thật ra là một kĩ năng cần thiết. Không phải chỉ các bạn đi làm lâu năm, hay lên vị trí quan trọng mới cần. Cách mình trình bày, lập luận, thỏa thuận tốt trong những buổi nói chuyện với đồng nghiệp là tiền đề để mình đạt được những thành công trong con đường sự nghiệp của mình.
Bài viết cũng dài. Mình tạm dừng ở đây. Hy vọng là nó mang lại nhiều điều có ích cho những ai cần.
Trân trọng!